ஒரு கணினியால் இணையத்தின் ( இண்டர்நெட்) வாயிலாக அனுப்பப்படும் தகவல் பரிமாற்றமே மின் அஞ்சல் சேவையாகும். இச்சேவையின் மிகச் சிறந்த அம்சம் என்ன வெனில், அஞ்சல் அலுவலர, தபால்காரர் போன்ற மனிதர்களின் தேவையின்றி ஒருசில நிமிடங்களிலேயே தகவல் பரிமாற்றம் நிகழ்ந்து விடுவதாகும். ஆனால் 'மின் அஞ்சல் அடையாளம்' (E-mail Id) எனப்படும் மின் அஞ்சல் முகவரி எவ்விதப் பிழையுமின்றி அமைந்திருக்க வேண்டும்.
இணையச் சேவை அளிக்கும் பல நிறுவனங்கள் இந்த இணைய அடையாளத்தை இலவசமாகவே வழங்குகின்றன. எனவே நீங்கள் மின் அஞ்சல்களை இலவசமாகவே அனுப்பவும் பெறவும் முடியும். இதற்கு ஒரு கணினி மட்டும் கட்டாயத் தேவை; கணினி மையங்களிலும் இச்சேவையை அதாவது மின் அஞ்சலை அனுப்புதல், பெறுதல் ஆகியவற்றை மேற்கொள்ள இயலும்.
ரே டோம்லின்கன் எனும் அமெரிக்கர் 1971ஆம் ஆண்டு இம்முறையைக் கண்டறிந்தார். அமெரிக்கப் பாதுகாப்புத் துறையில் கணினித் தொழில் நுட்ப வல்லுனராகப் பணியாற்றியவர் இவர். பாதுகாப்புப் பிரச்சினைகள் பற்றி விவாதிக்க தம் உடன் பணியாற்றுவோரிடம் அவ்வப்போது இவர் தொடர்பு கொள்ள வேண்டி இருந்தது. கடிதம் மூலம் தொடர்பு கொண்டு பதில் பெறுவதற்கு நீண்ட காலம் தேவைப்பட்டதால், விரைந்து பதில் பெற மாற்று வழி ஒன்றைக் கண்டறிய இவர் முயன்றார். கணினித் தொழில் நுட்ப முறையில் சில மாறுதல்களைப் புகுத்தி, மின் அஞ்சல் முறையை இவர் கண்டறிந்தார்.
இம்முறையைப் பயன்படுத்தித் தனக்குப் பின்புறம் பணியாற்றிய நண்பர் ஒருவருடன் முதன்முதலாகத் தொடர்பு கொண்டார். இருப்பினும் இணையப் பயன்பாடு அமெரிக்காவில் அப்போது முழுமையாக வளர்ச்சியுறாததால், மின் அஞ்சல் முறையைப் பரவலாகப் பயன்படுத்தும் நிலை 1980இல் தான் உருவாயிற்று. மின் அஞ்சல் உருவாக்கத்தில், கணினி ஒன்றில் செய்தி தட்டச்சு செய்யப்படுகிறது. இக்கடிதச் செய்தி இணையத்தின் வழியே பெற வேண்டியவருக்கு அனுப்பப்படுகிறது. செய்தியைப் பெற வேண்டியவரின் கணினித் திரையில் இச் செய்தி முழுமையாகக் காட்சியளிக்கிறது.
செய்தியைப் பெறுவரின் கணினி இயக்கத்தில் இல்லாமல் இருப்பின் அவரது கணினி நினைவகத்தில் கடிதம் சேமிக்கப்பட்டிருக்கும். பின்னர் அவர் கணினியை இயக்கி, இணையத்தைப் பயன்படுத்தி தம் அஞ்சல் பெட்டியில் வந்துள்ள கடிதத்தை/கடிதங்களைத் திறந்து பார்வையிட முடியும்.
மின் அஞ்சல் மிக விரைவான செயல்முறை என்பதால் காலம் சேமிக்கப்படுவதோடு எழுது பொருட்கள் எதுவும் தேவையில்லை. ஒரே அலுவலகத்தினுள் அல்லது ஒரு அலுவலகத்திலிருந்து மற்றோர் அலுவலகத்திற்கு மின் அஞ்சல் செய்திகளை அனுப்பவும் அங்கிருந்து செய்திகளைப் பெறவும் இயல்கிறது. ஒளிப்படங்கள், ஒலிப்பதிவுகள் ஆகியவற்றையும் மின் அஞ்சல் மூலம் பரிமாற்றம் செய்து கொள்ளலாம். வேலைவாய்ப்பு விண்ணப்பங்கள் அனுப்புதல், தேர்வுகள் நடத்தல், ஆகியனவும் இதன் வாயிலாக மேற்கொள்ளப்படுகின்றன.
